Es ist 7:45 Uhr. Die Finanzchefin schreibt Ihnen: „Wie läuft die Inventur? Können Sie mir eine kurze Übersicht schicken?“
Sie öffnen das Portal. Wählen die Inventur aus. Navigieren zu den Berichten. Klicken auf Export. Warten, bis der Bericht erstellt ist. Laden die PDF herunter. Öffnen Ihr E-Mail-Programm. Hängen die Datei an. Klicken auf Senden. Bis Sie fertig sind, ist der Kaffee kalt und es ist bereits 8:15 Uhr. Morgen machen Sie das Gleiche noch einmal.
Popis 5.9.12 erledigt das jetzt für Sie.
Im Portal können Sie eine automatische Berichtszustellung einrichten — jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat erstellt das Portal den Bericht selbstständig und sendet ihn per E-Mail an die Personen, die ihn brauchen. Kein Klicken, kein Portal öffnen, kein Vergessen.
📅 Einmal einrichten, regelmäßig erhalten
Im Bereich Berichte wählt der Administrator die Inventur aus, klickt auf Zeitpläne und richtet alles in einem Schritt ein: welcher Bericht gesendet werden soll, wie oft, zu welcher Uhrzeit und an wen. Danach übernimmt das Portal Erstellung und Zustellung.
Alle Berichte, die Teams bereits vom manuellen Export kennen, stehen zur Verfügung — Zusammenfassung, Abweichungsbericht, Bericht nach Prüfern, nach Terminals, Korrekturbericht, vollständiger Inventurbericht und der flache Excel-Bericht für die Buchhaltung. Berichte werden als PDF- oder Excel-Anhang zugestellt.
Da jeder Zeitplan eine eigene Spracheinstellung hat, können Sie der Finanzchefin den Bericht auf Deutsch senden, während ein externer Prüfer seinen auf Englisch erhält — jeder Empfänger bekommt die Information in der Sprache, die er versteht.
🔔 Ein Rhythmus, den es vorher nicht gab
Sobald die automatische Zustellung eingerichtet ist, passiert etwas überraschend Wertvolles: der Überblick über die Inventur wird zur Routine.
Die Geschäftsleitung findet jeden Morgen um 8:00 Uhr eine frische Statusübersicht im Posteingang — ohne Erinnerungen, ohne Wartezeit. Das Inventurteam erkennt Bereiche, die im Rückstand sind, schneller. Externe Mitarbeiter und Prüfer brauchen keinen Portalzugang, weil die Information zu ihnen kommt. Und das Wichtigste: Berichte werden nicht vergessen. Der Wochenbericht, den der Geschäftsführer jeden Freitag um drei verlangt? Er liegt schon in seinem Posteingang, bevor er fragt.
Während einer aktiven Inventur bedeutet das: niemand fragt sich, wie es läuft — alle wissen es.
🚀 Automatische Berichtszustellung ausprobieren
Die Funktion ist im Popis.si Portal im Bereich Berichte → Zeitpläne verfügbar.
Der Administrator wählt die Inventur aus, legt Berichtstyp, Häufigkeit, Uhrzeit, Empfänger und Sprache fest. Danach kümmert sich das Portal um alles.
Haben Sie Fragen oder möchten Sie Hilfe bei der Einrichtung? Schreiben Sie uns an info@popis.si.
